WorkBuddy的项目介绍

用 AI 做事，最烦人的不是写提示词。

是同一套背景，你总要反复交代。

今天做公众号文章，要说一次账号定位、读者是谁、语气是什么。

明天做客户方案，又要说一次客户背景、交付标准、资料放在哪里。

后天同事接手，还得再解释：这个任务做到哪一步了，哪些文件看过，哪些结论已经确认。

每次都重新讲一遍。

AI 没烦，你先烦了。

WorkBuddy 的「项目」，就是用来终结这件事的。

它不是简单建一个文件夹。

它更像给一类工作开了一个共享工作区。

指令、资料、连接器、专家、技能，都先放进去。

以后在这个项目里发起任务，背景会自动继承。

你不用每次从头讲故事。

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01 项目是什么：不是文件夹，是团队协作阵地

官方文档里说，项目是 WorkBuddy 的团队协作能力。

它通过「项目」和「任务」两层结构，让团队成员共享上下文、标准和知识。

这句话拆开看，很重要。

项目，负责放长期背景和公共配置。

比如：

• 项目指令；
• 项目资料库；
• 可用连接器；
• 可用专家；
• 可用 Skill；
• 团队协作规范。

任务，是在项目里发起的一次具体对话和执行。

比如：

• 写一篇文章；
• 整理一份报告；
• 处理一个客户需求；
• 生成一版交付物。

所以项目不是普通文件夹。

文件夹只能放东西。

项目会把这些东西变成 AI 干活时的上下文。

你可以把它理解成一个已经布置好的标准化工位。

人一坐下，就知道这是什么项目、有什么资料、该按什么标准做。

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02 新版入口：左侧导航里有「项目」

在 v5.3.12 新版界面里，左侧导航可以直接看到「项目」。

新版截图：v5.3.12 左侧导航中保留了「项目」入口。

这个入口适合管理长期工作。

如果只是临时问一个问题，直接新建任务就可以。

但如果这件事会持续发生，或者会有一批资料、一套标准、一群人一起做，就应该考虑建项目。

比如：

• 公众号运营项目；
• 某个客户交付项目；
• 课程开发项目；
• 产品迭代项目；
• 团队周报项目；
• 数据分析项目。

一句话：

一次性小事，用普通任务。

长期重复的工作，用项目。

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03 新建项目：先把共享配置放进去

创建项目的流程不复杂。

官方文档里给的是：

1. 左侧导航点击「项目」；
2. 点击「+ 新建项目」；
3. 在弹窗里填写项目配置。

项目名称是必填的。

其他配置可以按需要添加。

比如指令、连接器、Skill、专家。

官方文档图：新建项目时，可以统一配置项目名称、指令、连接器、技能和专家。实际界面以新版为准。

这里最关键的是「指令」。

它是项目里所有任务都会继承的全局行为规则。

比如你做公众号项目，可以写：

以后你在这个项目里新建任务，WorkBuddy 就不用每次再问：写给谁？什么风格？要不要官方口吻？

这些规则已经提前放进项目了。

这就是项目的价值：

把反复交代的背景，变成默认继承的规则。

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04 不想从零建，可以先用模板

如果你不知道项目配置该怎么写，可以先用模板。

官方文档里提到，项目支持模板创建。

选择预设模板后，表单会自动预填，你再在这个基础上修改。

官方文档图：项目可以从模板创建，再按实际场景修改配置。

模板的价值，不是让你照抄。

而是让你少漏东西。

一个项目最容易漏的，通常不是标题。

而是这些基础规则：

• 这个项目服务谁；
• 输出物给谁看；
• 使用什么语气和格式；
• 哪些资料是优先参考；
• 哪些动作不能直接执行；
• 交付结果放在哪里。

模板可以帮你先搭架子。

但真正让项目好用的，是你把自己的项目规则填进去。

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05 邀请成员：任何人能邀请，管理员决定放不放人

项目不是只给一个人用。

它本来就是团队协作阵地。

官方文档里说，在项目详情页右上角点击「邀请」，复制链接发给被邀请人。

对方点击链接，填写备注后提交申请。

最后由项目管理员在消息中心审批。

官方文档图：项目可以通过邀请链接让成员申请加入。

这里有个细节：

任何项目成员都可以发起邀请。

但最终是否让人进来，由管理员决定。

这件事很合理。

项目里不只是聊天记录。

还可能有资料库、连接器、团队规则和任务产物。

所以协作越方便，入口越要有审批。

不要把重要客户项目、内部资料项目，随手开放给不该进来的人。

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06 项目里的任务：不用再重复交代背景

项目建好以后，你可以在项目详情页底部输入框里直接发起任务。

官方文档图：在项目详情页底部输入，即可在项目中发起任务。

项目任务和普通任务最大的区别，是上下文会自动注入。

官方文档里提到，创建任务时会自动注入：

• 项目指令；
• 项目资料库；
• 个人记忆。

这就很关键。

比如你在「客户 A 项目」里说：

它就不是在一个空白聊天框里猜。

它会带着项目指令、资料库和你的个人记忆来理解这件事。

你不用每次再解释客户是谁、资料在哪、汇报格式是什么。

项目就是让每个任务都站在同一个背景上开始。

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07 分享任务和任务流转：别让接手的人从零听故事

项目协作里，还有两个很实用的能力：分享任务和任务流转。

分享任务，适合让别人进入当前任务会话一起看、一起处理。

官方文档里说，在任务对话页顶栏点击「邀请成员」，复制链接发给对方，对方打开链接就能进入当前任务会话。

官方文档图：任务可以通过邀请成员链接分享给他人。

任务流转，则更像正式交接。

系统会自动打包任务产物、进度摘要和附件，把产出物连同完整上下文一起移交给别人。

官方文档图：任务流转会把产物、进度摘要和上下文一起移交。

这点非常重要。

团队协作最浪费时间的，不是发文件。

是解释上下文。

这件事为什么做？

目前做到哪一步？

哪些资料读过？

哪些结论已经确认？

还有哪些风险没处理？

任务流转的价值，就是让接手的人不用从零听故事。

哪怕你一个人用，也可以把它当成“未来的自己接手”。

今天做到一半停下，过几天回来，也不用重新翻聊天记录。

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08 项目资产库：最值钱的是共享资料

项目里很重要的一块，是资产库，也就是项目资料库。

官方文档里说，项目资产支持成员手动上传内容，也支持把任务产物保存到资料库。

资料库内容会以 RAG 形式注入任务上下文。

官方文档图：项目资产库可以集中管理资料，并作为上下文供任务参考。

说人话就是：

你放进去的项目资料，不只是存起来。

WorkBuddy 在项目里干活时，可以围绕这些资料理解和产出。

这对独立工作者也很有用。

比如你可以这样建：

• 公众号项目：账号定位、选题库、历史文章、写作风格；
• 客户项目：合同、需求、会议纪要、交付物；
• 课程项目：大纲、脚本、案例、学员反馈；
• 产品项目：需求、路线图、竞品资料、用户访谈。

官方文档还提到，每个项目默认有 5GB 独立存储空间，文件列表会显示更新人和更新时间。

这意味着团队能看见谁更新了资料、什么时候更新的。

资料不是散在各自电脑里。

而是沉淀到一个共同的项目资产库里。

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09 项目里的连接器，要分公共授权和个人授权

项目协作里最容易踩坑的，是连接器授权。

官方文档把项目连接器分成两类：

官方文档图：项目连接器分为公共授权和个人授权。

这个区别一定要看懂。

公共授权，像团队公共工牌。

比如团队共用的腾讯文档、网盘、项目管理账号。

管理员配置一次，项目成员就能在授权范围内使用。

个人授权，像每个人自己的私人工牌。

比如你自己的邮箱、个人飞书、个人资料。

别人不能直接共用。

官方文档里还有一条很重要：

多人协作任务中，只有公共授权的连接器可用。

所以如果你要让团队一起处理腾讯文档、网盘、会议、邮箱里的资料，最好先配置好必要的公共授权连接器。

否则任务流转到同事那里，对方可能接不上工具权限。

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10 什么时候该建项目？

我的判断标准很简单：

同一类任务重复出现三次，就该考虑建项目。

一次性的提问，直接开普通任务。

但如果它有固定资料、固定规则、固定交付标准，就不要再靠临时提示词硬撑。

你可以建项目的典型情况是：

• 资料会不断积累；
• 多个任务都要引用同一批背景；
• 有多人要协作；
• 需要统一风格和交付标准；
• 需要固定连接器、专家或 Skill；
• 任务经常要交接或复用上下文。

会用 WorkBuddy，不是每次把提示词写得更长。

真正的效率来自：把规则、资料和工具沉淀到项目里，让后面的任务自动站在同一起跑线上。

带一个人靠交代，带一支队伍靠沉淀。项目的意义，就是让你不再把同一套背景讲第二遍。