WorkBuddy的数据管理介绍
用 WorkBuddy 久了以后，你会发现一个问题：
保留正文、提示词、代码和图片链接。粘贴给 AI，再告诉它你的目标。
用 WorkBuddy 久了以后，你会发现一个问题：
它帮你生成的东西越来越多。
文档、报告、表格、网页、任务产物。
有些你分享出去了。
有些任务你归档了。
当时看起来都很合理。
但时间一长，如果不管，它们就会变成另一种负担。
分享链接还在外面。
历史任务越堆越多。
已经不用的文件仍然可以被访问。
任务列表看起来干净了，但归档箱里越塞越满。
WorkBuddy 的「数据管理」，就是用来处理这些后续收尾工作的。
它不是让 AI 更聪明的功能。
它是让你的工作区更干净、更可控的功能。
官方文档里给的入口是：
头像 → 设置 → 数据管理。
在 v5.3.12 新版界面里，左下角账号头像区域是进入设置的起点之一。
新版截图：左下角账号区域可进入设置，数据管理位于设置中。
官方文档里的数据管理页面，主要管理两类东西：
- 我分享的文件；
- 已归档的任务。
官方文档图：数据管理用于管理已分享文件和已归档任务。
你可以把它理解成 WorkBuddy 的清理台。
前台负责干活。
数据管理负责收拾。
干活越多，越需要定期收拾。
很多人分享文件的时候，只想着一件事：
赶紧把结果发给别人。
比如：
- 分享一份报告；
- 分享一张表格；
- 分享一个网页产物；
- 分享一份任务生成的文件。
当下没问题。
但过了一段时间，问题来了：
这个链接还要不要继续开放？
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如果你没有一个统一地方查看分享过什么，就很容易忘。
数据管理里的「我分享的文件」，就是解决这个问题的。
官方文档里说，任务产物分享出去以后，文件会出现在已分享文件列表中。
官方文档图：分享过的任务产物会出现在「我分享的文件」列表里。
官方文档图：分享文件可以复制链接、下载或取消分享。
取消后，文件会从列表中移除，别人也无法再通过原来的链接访问。
- 客户已经下载完交付物；
- 临时链接已经不需要；
- 文件内容过期；
- 版本已经更新，不希望别人继续看旧版本；
- 链接发错人，需要马上收回访问。
官方文档图：归档后的任务会出现在已归档任务列表中。
归档的意义，是把暂时不用的任务从日常列表里收起来。
官方文档里说，已归档任务列表支持删除任务或取消归档。
官方文档图：已归档任务可以取消归档，也可以删除。
比如你之前把客户项目归档了，现在客户又追问，你可以把它恢复到任务列表。
比如你过几天发现某个任务还有参考价值，也可以取消归档。
比如测试任务、重复任务、无效任务，或者已经完全没价值的历史记录。
- 里面有重要对话；
- 生成过关键产物；
- 后续可能要追溯；
- 涉及客户交付；
- 涉及文件修改过程。
- 项目资产库；
- 本地工作空间；
- 云端文档；
- 客户项目文件夹；
- 团队统一资料库。
WorkBuddy 的任务产物，如果你确定以后还要用，最好主动保存进项目或明确文件夹。
如果你经常用 WorkBuddy，建议给自己一个固定节奏。
比如每周五下午，或者每个项目结束后，做一次数据管理检查。
- 打开数据管理；
- 看「我分享的文件」；
- 取消不再需要的分享链接；
- 下载需要留存的重要文件；
- 看「已归档任务」；
- 恢复还要继续处理的任务；
- 删除确定无用的测试任务；
- 把重要产物移到项目资产库或本地文件夹。
但能让你的 WorkBuddy 工作区一直保持清爽。
但在内容过期、交付结束、链接误发、版本更新后，就可能变成隐患。
- 临时给别人看的文件，到期就取消分享；
- 交付给客户的文件，确认对方收到后再决定是否保留；
- 包含敏感信息的文件，不要长期开放；
- 新版本出来后，旧版本链接尽快收回；
- 不确定的链接，先取消分享，再重新按需分享。
所有旧任务都堆在前台，每次打开 WorkBuddy 都像看到一张没收拾的办公桌。
- 产物放在哪里；
- 谁可以访问；
- 链接什么时候失效；
- 历史任务是否还要保留；
- 旧版本是不是该收回；
- 重要资料有没有沉淀到项目里。
会用 WorkBuddy，不只是会让它干活。还要会收拾它留下的产物、链接和历史任务。分享该收回，归档该清理，工作区才会越用越干净。
